Evrak Yönetimi Hakkında Yönetmelik ve Evrak Saklama Planı

İZMİR SU VE KANALİZASYON İDARESİ

EVRAK YÖNETİMİ HAKKINDA YÖNETMELİK

 
 

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

 
Amaç :
 

Madde 1 – Bu Yönetmelik, İzmir Büyükşehir Belediyesi İzmir Su ve Kanalizasyon İdaresi (İZSU)’ne ait evrakın üretimi, dağıtım akışının denetimi, saklanması, arşivlenmesi ve tasfiyesiyle ilgili işlemleri; mücbir kanun ve yönetmeliklere uygun olarak düzenlemek ve aşağıda belirtilen esaslar çerçevesinde yürütmeyi sağlamayı amaçlar.

 
Kapsam
 

Madde 2 – Bu yönetmelik, İzmir Büyükşehir Belediyesi’ne bağlı İzmir Su ve Kanalizasyon İdaresi’nin yürütmekte olduğu görevlerinin icrasında üretilen evrakın; yerine getirilen hizmetlerin akışına destek olması, hizmetlere ilişkin belgelerin saklanması ve kullanılabilir bilgi niteliğine kavuşturularak faydalanmaya uygun hale getirilmesi, gereksiz evrak yığılmasına meydan verilmemesi, saklanmasına gerek olmayan evrakın imha işlemlerini ve İzmir Büyükşehir Belediyesi Kent Arşivi ve Müzesi Müdürlüğüne devredilmesi konularını kapsar.

 
Hukuki Dayanak
 

Madde 3 – Yönetmelik;

 

1. 29 Eylül 1988 tarih 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi” hakkında kanun,

2. 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri” hakkındaki yönetmelik,

3. Bilgi Edinme Yasası,

4. Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün 17.02.1994 tarih 1994/9 sayılı “Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar” genelgesine dayanılarak hazırlanmıştır.

 
Tanımlar
 
Madde 4
 

A)  İZSU; T.C. İzmir Büyükşehir Belediyesi Su ve Kanalizasyon İdaresi’ni

B)  APİKAM; T.C. İzmir Büyükşehir Belediyesi Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesi’ni ifade eder.

 
 
 
 
 
 

İKİNCİ BÖLÜM

Evrak Yönetimi

 
Evrak Üretim ve Akış İşlemleri
 

Madde 5 – İZSU, resmi yazışmalarda standart ve uygunluğu sağlamak, gereksiz evrak üretim ve birikmesini ortadan kaldırmak için 17.02.1994 tarihli Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün B.02.0.PPG.0.12-383-3036 (1994/9) sayıyla yayınladığı “Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar” genelgesine göre hareket eder.

 

Madde 6 – İZSU’ya gelen evraklar İZSU Genel Evrak Şubesince kayıt altına alınır ve ilgili birimlere buradan dağıtılır. İZSU’dan çıkan evraklarda da aynı yol ve yöntem izlenir. Çıkan evrak paraflı olan 2 nüsha ile tek imzadan oluşan asıl evraktan oluşur. Birimlerde kalan evrak arşivlenir. Gizlilik derecesi taşıyan yazı ve belgelerin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak gizlilik derecesi konur.

 

Madde 7 – İZSU’ya bağlı müdürlük ve birimler, iç ve dış yazışmalarını kendilerine verilen özel şifrelerle “Evrak Kayıt Sistemi”ne göre yapar. Her birim kendisiyle ilgili; üst yönetim ise tüm belgeleri izleme yetkisine sahiptir Yapılan işlemlere ilişkin her evrak taranarak bilgisayar ortamına kaydedilir.

 

Madde 8 – Birim arşivlerinde bulunan evrakların envanter listesi 3 nüsha olarak düzenlenir. Bu listenin bir nüshası, ilgili birimin Daire Başkanlığı’nda, bir nüshası Şube Müdürlüğü’nde, diğer bir nüshası ise Genel Evrak Şubesinde bulundurulur.

 

Madde 9 – Evrak suretleri, yazıyı hazırlayan birimin bağlı olduğu müdürlükte saklanır ve gerektiğinde bu müdürlükten temin edilir. Birimler arası havale sırasında evrak çoğaltılması yapılmaz, başka müdürlüklerde aynı evrakın sureti bulundurulmaz. Sadece, İZSU Yönetim Kurulu’na müzakere için sunulan evrakın birer sureti ilgili birimlerce saklanır.

 

Madde 10 – Birimler, başka birimlerdeki evrakları inceleyebilmek için ilgili müdürlüklerin iznini almak zorundadır. Evrak sorumluluğu, ödünç alan görevli ile ödünç veren görevliye aittir.

 

Madde 11 – İZSU personeli emeklilik, işe son verme, iş aktinin feshi, istifa veya bir başka kuruma nakil durumlarında, iş ilişkisi kesilmeden önce elinde arşiv malzemesi bulunmadığına dair imza atar. Personelin takibinden ve imza alınmasından birim müdürleri sorumludur.

 

Madde 12 – İZSU hizmet birimleri dışından gelecek evrak inceleme talepleri, bizzat başvuru durumunda 09.10.2003 tarihli ve 4982 sayılı “Bilgi Edinme Hakkı Kanunu” uyarınca yerinde yararlandırılarak karşılanır. Posta ve benzeri yollarla yapılan başvurularda, yazışma yoluyla cevap verilir; asıl evrak gönderilmez, onaylı suret verilir.

 
Saklama
 

Madde 13 – Daire Başkanlıkları ve bağlı Müdürlükler kendi bünyelerinde oluşturacakları arşivden sorumludur. Evraklar idari, hukuki ve ticari hükümlere göre belirlenmiş Evrak Saklama Planı’na uygun olarak muhafaza edilir. (EK.1) Yasal bekleme süreleri sonunda tasfiyeleri veya APİKAM’a devirleri sağlanır.

Madde 14 – İZSU, bu yönetmeliğin kabulünü takiben gerçek ve tüzel kişiler ile yaptığı akitler sonucunda üreyen evrak çeşitleri arasından, sadece abone sözleşmelerini, mahkemeye intikal etmiş nizalara ve davalara ilişkin evrakı saklar. Belirtilen evrakın dışında kalan her türlü belge taranarak bilgisayar ortamına alınır.

 
Ayıklama ve İmha
 

Madde 15 – İZSU, “Evrak Saklama Planı”nda belirtilen sürelerin bitiminde evrak tasfiyesini 29 Eylül 1988 tarih 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun” ve 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “ Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği” hükümleri gereği oluşturduğu “Evrak İmha Komisyonu” ile karar altına alır ve imha edilecek evrakı İzmir Büyükşehir Belediyesi Katı Atık İşletmeler Şube Müdürlüğüne devreder.

 
Devir


Madde 16 – İmha edilemeyecek evrak tanımına giren belgeler, ekli olarak sunulan “Evrak Saklama Planı” na göre, bekleme süreleri dolduğunda APİKAM’a devredilir.

Şimdiki halde, İZSU’nun eski Genel Müdürlük Hizmet Binası’nda (Yeşilyurt) korunan evrakın değerlendirilme, tasfiye ve devir işlemleri APİKAM ile yapılacak bir protokol çerçevesinde gerçekleştirilecektir.

Bu yönetmeliğin kabulünden sonra üretilen evrakın devri ise, Evrak Saklama Planı ve APİKAM’ın yönetmeliğine uygun olarak takvim yılının ilk üç ayı içerisinde yapılacaktır.

 
Elektronik Ortama Kayıt
 

Madde 17 – İZSU’nun Yeşilyurt binası ve İZSU Şubelerinde korunan evrakın içinde bulunan hukuksal, bilgisel ve araştırma değeri taşıyan belgeleri, APİKAM’da tasnif edilecek ve digital ortama aktarılacaktır. Bu doğrultuda, Yeşilyurt binasındaki ve İZSU Şubelerindeki evrakın tasnif ve digital ortama kaydı sürecinde İZSU ile APİKAM aralarındaki protokol uyarınca işbirliği içinde çalışır. APİKAM, tasnif ettiği ve digital ortama aktardığı evrakın, bir digital kopyasını İZSU’ya verir. Bu yönetmeliğin kabulü tarihinden sonra üretilen evrak ise, ekte sunulan “Evrak Saklama Planı”na göre APİKAM’a devredilir.

 

Madde 18 – Evrak orjinallerinin digital ortama ve mikrofilmlere kaydedilmesinden sonra değerlendirilme ve imha yetkisi İZSU ve APİKAM yönetimlerinin ortaklaşa oluşturacağı en az üç kişilik bir komisyon marifetiyle karar altına alınır. Bu Komisyon, 1. İlgili evrakın üretildiği birim amiri, 2. İlgili Müdürlükten bir görevli, 3. APİKAM’ın tayin edeceği bir tasnif memurundan oluşur.

 

Madde 19 – Bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce, bu konuya mahsusen çıkartılmış yönetmelik, yönerge, Yönetim kurulu kararları ve Genel Müdürlük emirleri ile genelgeleri yürürlükten kaldırılmıştır.

 
Yürütme

Madde 20 – Bu yönetmelik hükümleri İZSU Genel Müdürlüğü’nce yürütülür.

 
Yürürlülük

Madde 21 – Bu yönetmelik 21 maddeden ibaret olup, kabulü tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

 

EVRAK SAKLAMA PLANI


 

1.

Evrak

BÜRO

ARŞİV

Sonuç

2.

Yönetim Kurulu Karar ve

1

10

APİKAM'a devir

 

Tutanakları, yönetmelik ve

 

 

 

 

Yönergeler

 

 

 

3.

Faaliyet raporları

1

4

Değerlendirme

4.

Bildiri-tamim-genelge-faaliyet

1

10

APİKAM'a devir

 

Raporları dışında kalan raporlar -

 

 

 

 

İstatistikler vs.

 

 

 

5.

Kurum soruşturma raporları, suç

1

5

Değerlendirme

 

Duyuruları

 

 

 

6.

Hukuki görüşler

1

5

Değerlendirme

7.

Abone dava ve takipleri

1

30

APİKAM'a devir

8.

Abone sözleşmeleri

1

30

APİKAM'a devir

9.

Su faturaları ve tahakkuk

1

9

İmha

 

İşlemleri

 

 

 

10.

Kaynaktan abonelere şebeke

1

30

APİKAM'a devir

 

Tesisi

 

 

 

11.

Fiyat ve tarifeler

1

4

İmha

12.

İZSU mülkleri

1

10

APİKAM'a devir

13.

İZSU mülkleri satış işlemleri

1

10

APİKAM'a devir

14.

ÎZSU mülkleri devir işlemleri

1

10

APİKAM'a devir

15.

Şebeke inşaat ve tesis ihaleleri

1

10

Değerlendirme

16.

Kirletici kaynak ve yapı denetim

1

10

Değerlendirme

 

Belgeleri

 

 

 

17.

Sayaç-parça değiştirme-kanal

1

5

İmha

 

Şebekesinin bakımı-teknik

 

 

 

 

İşlemler ile ilgili belgeler

 

 

 

18.

Su dağıtım plan ve takip formları

1

5

İmha

19.

Abone şikâyetleri

1

-

İmha

20.

Personel özlük dosyaları

1

100

APİKAM'a devir

21.

Maaş bordroları

1

9

Değerlendirme

22.

Avans belgeleri

1

9

İmha

23.

Ayniyat ve demirbaş kayıtları

1

-

Kayıtlar yenilendikten

 

 

 

 

sonra eski kayıtlar

 

 

 

 

imha

24.

Evrak kayıt defterleri

1

9

Değerlendirme

25.

Posta zimmet defterleri

1

9

İmha

26.

Gelen-giden evrak

1

5

Değerlendirme

27.

Bilgisayar donanım ve yazılım

1

4

Değerlendirme

 

Belgeleri

 

 

 

28.

Satın alma talepleri

1

9

İmha

29.

Cari ödemeler

1

10

İmha

30.

Personel giderleri

1

10

Değerlendirme

31.

Bütçe çalışmaları

1

10

APİKAM'a devir

32.

Banka hesap takibi

1

10

APİKAM'a devir

33.

Güvenlik biriminin belgeleri

1

1

İmha

34.

Güvenlik silah taşıma ruhsatı

1

5

Değerlendirme